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文書管理・スキャニング・
メディア変換コンサルティング・
電子ファイリング

膨大な契約書や資料を管理するのにお困りの方。当社では、文書管理からスキャニング、電子ファイリングまで書類の管理をトータル的にサポートすることが可能です。
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文書管理   スキャニング   メディア変換
コンサルティング
  電子ファイリング
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文書管理

文書は、情報の伝達や記録のために作成されるものです。
業務を行う上で文書は記録や証拠となるため、法律で保存することが義務づけられているものがあります。そうでなくても、会社にとって重要な文書は一定期間保存しておかなければならない場合もありますが、文書を放置したままにすると、オフィス内は文書で埋もれてしまうことになりかねません。
当社では、「文書管理にどこから手をつけていいのかわからない」という悩みを伺う機会が増えているため、 文書管理を行う際は、まずはお客様先に訪問して、現状確認から行います。そしてお客様にとってどんな状態を実現したいかを十分ヒアリングした上で、文書の整理を行っております。
  文書管理

文書管理の流れ

現地調査
 
 
現地に赴き、図面や文書などの保管状況や数量を調査します。   現地調査
     
冊子番号付与
 
 
保管されているキャビネットや資料に整理番号をつけます。   冊子番号付与
     
冊別枚数調査
 
 
1冊ごとのサイズや枚数を調査します。   冊別枚数調査
     
文書情報データ入力
 
 
整理番号、資料名称、サイズ、枚数など調査した内容をデータベース化します。   文書情報データ入力
     
後整理
 
 
調査した資料を元の状態に戻します。   後整理
     
電子化  
データベースと調査した資料の関連付けをリスト化します。   電子化
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スキャニング

あふれる書類や図面をデータ化に。
オフィスや書庫に氾濫する紙文書や紙図面、お客様に代わって電子化をアウトソーシングいたします。
紙文書や紙図面を電子データに変換すると少量の媒体で保管できます。例えば、DVDであればたった1枚でA4文書約80,000枚を格納できます。保管スペースの削減で、コストダウンや空いたスペースの有効活用がはかれます。
また、重要書類や貴重な資料を日常的に使うのは、とてもリスクの高いことです。ちょっとした不注意で資料の破損や情報漏洩を起こしかねません。電子データであればアクセス制限の設定ができ、関係者以外は情報を見ることができないように環境がつくれます。紛失や劣化もありません。
 
  スキャニング
電子データのバックアップを作っておき、別の場所に保管しておくと、万が一の災害等の被害を受けた場合でも安心です。さらに、コピーを取る手間や保管スペースの問題を解決できます。
スキャニング

スキャニングの流れ

原稿預かり
 
 
弊社専門スタッフが取りにお伺いします。解像度やファイル形式など、お客様のご要望をお聞きします。   原稿預かり
     
原稿前整理
 
 
スキャニング作業に入る前に原稿の状態を確認し、作業しやすい状態に管理します。   原稿前整理
     
スキャニング
 
 
原稿に合ったスキャニング機材で、最適なスキャニングを行います。   スキャニング
     
画像チェック
 
 
画像の写りは良いか、抜けはないかなど、1枚1枚目視チェックを行います。また、ファイル名などお客様の仕様に合わせて変更します。   画像チェック
     
原稿後整理
 
 
原稿を元の状態に戻し、お預かりした数量と合っているか確認します。   原稿後整理
     
納品データ確認
 
 
お客様のご要望通りにスキャニングできているか、納品前の最終品質チェックを行います。   納品データ確認
     
納品  
お客様のご希望の媒体(CD-R、HDなど)で納期までにお届けします。   納品

※持ち出せない資料や文化財は出張スキャニングを行っております。

メディア変換コンサルティングサービス

「紙」から「電子データ」へのデータ変換を承ります。 膨大な紙文書・紙図面は、保管スペースと煩雑な管理手順(手間)を必要とします。お客様のニーズに即した手法でこの問題を解決します。 社内文書のデジタル化は、合理的な保管とその後の検索を容易にします。「メディア」を広義にとらえるとさまざまな形態があり、メディア=MO、FD、CD、DVD、DAT、HD等のデジタル用メディアからフォーマットも含め、紙(文書・図面・写真)、マイクロフィルム、光ファイル等、アナログ、デジタル、情報を取り扱うすべての媒体や、業務形態が範疇に入ります。
 
当社のご提案する「メディア変換」は、情報管理と情報再発見の立場から、アナログ⇒デジタル、デジタル⇒デジタル、デジタル⇒アナログの相方向変換可能なソリューションを提供します。
  イメージ

サービスの一例・・・

1.  マイクロフィルム変換(永年保存に適しております)

文書類→16㎜マイクロフィルム
大型図面→35㎜マイクロフィルム

2. デジタルイメージ変換(大量の紙文書を短期間にペーパーレス化します)

文書類→16㎜マイクロフィルム
大型図面→35㎜マイクロフィルム

3. 電子文書作成(Webやイントラネットを通じて大量の情報発信が可能です)

紙文書からのテキストファイル作成
Microsoft Word文書作成
SGML・XML・HTML作成

●「メディア変換」導入のステップ

対象とする媒体(業務)へのコンサルテーション
 
 
ユーザーニーズを充分に満たすソリューションを提供するため、初期のコンサルテーションは不可欠です。
情報の量、重要度、使用頻度などを考慮した上で、最適な変換手法はなんなのか?
更にシステムとしての使いやすさや安全性、文書のライフサイクルに応じた管理方法など、「単なるデータの移し替え」にとどまるところなく、常に多角的な見地から提案をします。
     
変換手法の選択・構築  
メディア変換の目的に応じ、出力メディアの選定と付随行業務を組み立てます。
   
実施(安く、早く、高品質なデータを作成するための方策)  
業務のシステム化→各種ツールを開発し、ファイル名の更新や画像の欠損チェック等、可能な限り自動化を行っています。
   
アフターコンサルテーション  
今や日常的となったビジネスシーンや業務環境の急激な変化。
せっかくのデータもシステムもメンテナンスを怠るとあっという間に陳腐化してしまいます。作成したデータが常に「使える情報」であるために定期的な改善を提案していきます。
   
そして、さらなる発展を・・・  
ドキュメントを電子化する最大の目的のひとつは検索機能の付与にあります。 「電子ファイリングシステム」を使えば、デジタル文書の検索、2次加工・利用が可能となります。
たとえば、企画書の作成の際、「電子ファイリングシステム」で共有している資料を検索し、関連情報がよりスムーズに探し出します。さらにこの検索結果を利用してデータを2次加工し、以前の情報に更に付加価値をつけることができるようになります。
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電子ファイリング

ファイリングのプロフェッショナル、田中工業だからこそ提案できる!
紙文書から電子文書までトータルに楽々管理!!
組織規模に合わせたシステム構築が可能です。
電子ファイリングとは、スキャニングして電子化した文書・図面や電子データを電子の記録媒体(CD-ROM、DVD、MO、HDDなど)を使用して、大量の情報を保管・記録することです。
パソコンなどで管理し、情報の検索は、簡単に短時間で行え、資料の保管場所の削減、省スペース化が可能となります。
  電子化ファイリング

紙文書と電子文書のメリット・デメリット

それぞれの長所を活かした使い分けを田中工業はご提案します。
紙の短所を電子化の長所で補う電子ファイリングシステム
  長所 短所 短所を補う
紙文書
  • ・原本証明一覧性に優れる
  • ・取りまわしの良さ(メモ)
  • ・長期保存
  • ・多重検索性に欠ける
  • ・高速閲覧性に欠ける
  • ・大量の場合の保管場所
  • ・ファイル管理表&ファイリングサポートソフト
  • ・電子ファイリングソフトとの連携
電子文書
  • ・省スペース
  • ・登録・検索・閲覧
  • ・情報の共有化
  • ・二次加工性が高い
  • ・即時性
  • ・見読性に欠ける
  • ・長期保存技術
  • ・原本証明
  • ・改ざんの痕跡が残らない
  • ・システムの脆弱性
  • ・DBの長期間運用対応
  • ・原本証明対応
  • ・書換不可(履歴管理)
  • ・安全対応(暗号化・PW)

導入の手順

紙文書のファイリングをしっかり行ってこそ、電子文書の管理もやりやすくなります。
実体のある紙文書のファイリングから
細かい事よりシンプルに
「捨て易く」
「表示する」
長期的には電子化中心のシステムに
電子化のメリットが大きい項目から取組む
ファイリングがしっかり整備されていれば、電子化してからの運用、展開は簡単

ファイリングソフト

紙文書のファイリングノウハウをそのまま電子文書にも活かせるファイリングソフトの取り扱いを開始しました
こんなお悩みをお持ちのお客様にお勧めします
1. オフィスに紙があふれて困っている
2. 紙も電子も目的の文書がみつからない
3. 紙も電子も個人で勝手し放題。きちんとした管理をしたい
田中工業なら紙と電子、トータルなファイリングが実現できます
紙文書のファイルと同じようにパソコン上でも文書管理ができるファイリングソフトと田中工業のお勧めするファイリングシステムを組み合わせることで、紙 文書の整理整頓ノウハウを電子文書にも活用できます。田中工業だから実現できる紙から電子までトータルなファイリングをご提供します。
 
電子化ファイリング
ファイリングソフトとは
実物のファイルに紙文書をファイリングするのと同じ感覚で、電子化された紙文書やパソコンで作成された電子データの統合管理が行える電子ファイリングソフトです。
ファイリングソフトの特長
1. 「書庫-キャビネット-バインダ」といった実際のオフィスに近いインターフェイス
2. 紙文書と同じ感覚で閲覧できる
3. バインダ単位まで設定できるセキュリティ設定
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